Im strategischen Bereich gilt es die großen gesellschaftlichen Bildungsthemen auf die lokale Ebene zu bringen (Agenda Setting), ebenso wie die kommunal-relevanten Bildungsfragestellungen vor Ort zu identifizieren (Bildungsmonitoring). Im konzeptionellen Bereich müssen Anforderungen aus diesen Erkenntnissen definiert werden, um daraus schließlich konkrete Maßnahmen und Projekte zu entwickeln und umzusetzen (Bildungsmanagement).
Bildung ist im umfassenden Sinne eine Aufgabe, an der auf kommunaler Ebene viele Akteure beteiligt sind. Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn diese Akteure in Zielrichtung und Umsetzung möglichst abgestimmt zusammenarbeiten (vernetztes Arbeiten). Hier setzt Kommunales Bildungsmanagement (KBM) an.
KBM ersetzt mit diesem Auftrag klassische kommunale (Bildungs-)Aufgaben nicht, sondern ergänzt und unterstützt diese in verschiedenen Formen. Es leistet Schnittstellenaufgaben, übernimmt Scharnierfunktionen und koordiniert Aufgaben, etwa dann, wenn strategische Ziele über mehrere Ämter hinweg oder gemeinsam mit Organisationen der Zivilgesellschaft bearbeitet werden müssen.
Bildungsdiskussionen zeichnen sich zumeist durch einen hohen Komplexitätsgrad verbunden mit sehr viel Emotionalität aus; die hohe Komplexität bewirkt zudem ein Mix an Zuständigkeiten innerhalb einer Verwaltung und über die kommunalen Strukturen hinaus. Zur Versachlichung von Bildungsdiskussionen kann eine klare Datengrundlage beitragen, zumal dann, wenn sie Bildungsverläufe und -erfolge über längere Zeiträume darstellt. Diese Leistung und die Identifikation von lokal relevanten Bildungsfragen erbringt das Bildungsmonitoring.
Bildungsthemen sind stets wichtige Themen für eine Kommune, unabhängig davon, ob die Umsetzung letztlich in ihrer Zuständigkeit liegt oder nicht. Hier gilt es die richtigen Themen zur rechten Zeit zu identifizieren und für die Kommune aufzubereiten. Solche Themen ergeben sich aus aktuellen überregionalen Trends oder aus ganz konkreten Anforderungen der Stadt, wie sie sich zum Beispiel aus dem Bildungsmonitoring darstellen können. Das KBM stellt solche Themen fest und greift sie in geeigneter Form auf. Ein vollständiges Agenda Setting beinhaltet dabei nicht nur das einmalige Aufnehmen, sondern auch die Anregung längerfristiger Diskussionsprozesse in den Gremien und/oder in der Öffentlichkeit bis zu einer Entscheidung, ob eine Fragestellung für die Stadt aufgegriffen wird.